Formulaire de renseignement pour réservation de salle

Avant de compléter le formulaire merci de prendre connaissance des informations suivantes encadrant la réservation.

En cas de validation de la demande de réservation par le service dédié:                                                                                                                                                                    

- Il pourra être préconisé aux organisateurs de prendre attache avec le Service Sûreté et Protection afin de connaitre toutes préconisations impliquées par la réservation, dont l'éventuel recrutement d'agents de sécurité, les éventuels frais alors engendrés seront facturés à l'entité portant la demande de réservation.

- Il pourra être préconisé aux organisateurs de prendre attache avec le Service Hygiène et Sécurité du Travail de la Faculté des Sciences d'Orsay pour évaluer le besoin de réaliser un dossier de sécurité, la réception des consignes d'hygiène et de sécurité ainsi que l'éventuel recrutement d'Agent de Service de Sécurité Incendie, les frais engendrés par ce recrutement seront alors facturés à l'entité portant la demande.

Lors de l'évenement:

- Les organisateurs s'engagent à être vigilants au strict respect des consignes de sécurité et des horaires indiqués, notamment dans le cadre du plan vigipirate.                     
- Les organisateurs s'engagent à contrôler les entrées et sorties au bâtiment afin de garantir le strict respect des consignes de sécurité en vigueur et affichées dans le bâtiment.
- Les organisateurs doivent s'assurer que les voies de circulation et les issues de secours restent impérativement dégagées à tout moment durant l'événement ou la réunion. 

Information Tarifs:

Ø Demandeur UFR Sciences ou Université Paris Saclay.

En lien avec les missions de l’Université : Gratuité

Sans rapport avec les missions de l’Université : Tarif réduit 50%

Ø Association étudiante de l’Université.

En lien avec les statuts de l’université : Gratuité

Ø Demandeur extérieur.

En lien avec les missions de l’Université : Tarif réduit 50%
Sans rapport avec les missions de l’Université : Tarif de base


 

Entité organisatrice

Contact/Chef de projet

Objet de la demande

Pour la salle 103 du bâtiment 338, merci de préciser le disposition souhaitée: format carré ou besoin de chaises uniquement.
Horaires précis de l’installation : Horaires précis du rangement : Poids
Staff organisateurs (nb de personnes) : Horaire d’arrivée du staff sur place : Poids
En cas de réservation sur plusieurs jours vous devez impérativement notifier dans ce champ l'ensemble des dates, l'horaire d'installation, de rangement, et le nombre de membres staff présent pour chacune des dates si ces informations divergent entre les différentes dates.
La distribution et la consommation de denrées alimentaires (boissons comprises) ne sont autorisées UNIQUEMENT dans les couloirs, halls et extérieurs des bâtiments sous réserve d'autorisation et à condition du strict respect des consignes transmises par le Service Hygiène et Sécurité.
En cas de mis à disposition de boissons, l’organisateur doit préciser le type de boisson (jus, café, thé, eau, alcool…).
Pour tout évènement ouvert au public, une « autorisation de débit de boissons temporaire » délivrée par la mairie de la commune du lieu d’implantation de l’évènement devra être transmise par l’organisateur pour confirmation de la réservation.
Le demandeur atteste avoir pris connaissance de l'ensemble des consignes encadrant la réservation.
L'administration se réserve le droit, après constat, de facturer au demandeur une prestation nettoyage en sus des frais de location (si existants) en fonction de l'état de restitution des locaux.
L’Université ne saurait être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou dégradations des effets personnels laissés dans les locaux.
Question aléatoire pour limiter l'envoi de spams